Die beliebte Zeiterfassung TOGGL TRACK bietet zwar auch eine Möglichkeit Rechnungen zu erstellen, aber das bringt nur Chaos in die Buchhaltung. Wir haben die Abrechnung mit n8n zu Lexoffice automatisiert. 

Der Einstieg ist wie immer das schwierigste. Bis die Verbindung zu Toggl und zu Lexoffice steht muss schon einiges probiert werden.

Ansatz ist hier nicht die vollständige Automatisierung, sondern ein manueller Trigger über ein Formular. Dort wird über einen Button der Prozess gestartet. Im folgenden Fenster werden alle Kunden / Projekte mit getrackten Stunden aufgelistet und stehen zur Auswahl für eine Abrechnung. So wird verhindert das Projekte, die noch im Doing sind, bereits abgerechnet werden.

Ausgewählte Projekte werden auf die Kontakt-IDs aus Lexoffice gemapped. Die dafür notwendige JSON Datei muss aus Toggl & Lexoffice exportiert und in n8n hinterlegt werden.

Aus der entstehenden Liste aus Kunden und Projekten wird dann in einem Code-Block der Rechnungs-Body erstellt.

Abschließend wird der Rechnungs-Entwurf in Lexoffice hochgeladen. Die darin enthaltenen Toggl-Einträge werden mit dem Tag „Invoiced“ versehen, damit sie nicht noch einmal abgerechnet werden.

Der Abschluss und Übermittlung an den Kunden erfolgt dann manuell.